Za nami stary świat, a przed nami new normal. Nie ma już tego co było, a to co będzie dopiero się tworzy. New normal to ogromne zmiany dla firm, które przechodzą nie tylko przyspieszone przeobrażenia cyfrowe, ale także szereg zmian organizacyjnych. Nowe modele biznesowe. Nowe modele pracy. Nowe sposoby komunikacji.

Praca zdalna i hybrydowa niestety nie sprzyja kreatywności, innowacyjności i dobrostanowi pracowników. Odizolowanie powoduje osłabienie relacji z firmą i współpracownikami. Rozluźniają się relacje. Cierpi integracja. Pojawiają się epidemie depresji i wypalenia.

Niektóre firmy co prawda przygotowują się nieśmiało do powrotu do biur, ale z większości deklaracji i badań wynika, że dominującym stylem pracy będzie praca zdalna lub hybryda. 

W post pandemicznej, zdalnej i hybrydowej rzeczywistości pracownicy potrzebują wyjątkowo dużo uwagi, indywidualnego traktowania oraz zadbania o ich potrzeby emocjonalne. Poprowadzenia przez czas niepewności, pomocy i troski. To bowiem od kondycji psychofizycznej i mentalnej pracowników zależy jak organizacja poradzi sobie w dobie nowej rzeczywistości, czy przejdzie przez zawirowania i zmiany “suchą stopą”, czy kreatywnie i innowacyjnie podejdzie do szans, wykorzysta nowe możliwości i rozkwitnie.

W ciągu ostatniego roku zmieniło się naprawdę wiele. Całe środowisko pracy zostało zastąpione środowiskiem wirtualnym. Zniknęły pogadanki przy kawie, przerwy na papieroska, ploteczki, elegancki i nienaganny dress code odszedł do lamusa. Całkowicie inaczej zaczęliśmy też współpracować. Dotychczasowe spotkania face to face zostały zastąpione zoomami. Możemy co prawda siedzieć na nich w piżamach, dresach i kapciach (plus), ale umykają nam inne subtelne dodatki takie jak nieformalne rozmowy przed/po czy bardziej spontaniczny charakter spotkania. Proces grupowy na żywo przebiega zupełnie inaczej niż spotkania w wirtualu. Nie ma tej energii, tego dynamizmu i tej samej aury. Rezultatem ciągłych spotkań internetowych w okienkach stało się zjawisko nazwane “zoom fatigue”, a nawet szerzej “digital fatigue”. Jesteśmy przesyceni internetem, callami, spotkaniami i konferencjami online i całym światem cyfrowym. 

Komunikacja z członkami zespołu także nie jest już taka jak dawniej. O ile prościej było po prostu podejść do kogoś, spytać o coś “na szybko”, albo wykonać nawet część pracy wspólnie (np przyjrzeć się nowemu projektowi graficznemu reklamy i wprowadzić szybkie korekty). 

Work-life balance staje się dużo trudniejszy do osiągnięcia niż wcześniej. Nieustający workflow to problem na który narzeka większość zdalnych pracowników. Praca wydaje się nie mieć końca. Gdy skończymy jeden task już w kolejności czekają dwa kolejne. Bez wyraźnej granicy między czasem pracy a czasem prywatnym mamy tendencję do przeciągania czasu pracy nawet do późnych godzin wieczornych. Zniknęła cezura w postaci wyjścia z biura, więc nam samym zatarła się granica między czasem zawodowym a prywatnym. Z nieustającym zalewem pracy nierozerwalnie wiąże się także dłuższy czas pracy oraz zgubny dla naszego organizmu siedzący tryb pracy. Badania dowodzą, że w home office pracujemy dłużej. Dłuższa praca to więcej czasu przed komputerem. Nawet godzinny ruch w czasie dnia nie jest w stanie zniwelować skutków ciągłego siedzenia.

Cierpią także relacje, więzi i przyjaźnie. W biurze oprócz tradycyjnych spotkań niezwykle ważne były też relacje mające często niepozorny, nieformalny charakter. Mijamy się na korytarzu i komplementujemy nowe buty czy bluzkę koleżanki. Spotykamy się w kuchni przy kawie i rozmawiamy o codziennych problemach. Czujemy się automatycznie częścią wspólnoty. Możemy się wyżalić, a nawet wypłakać komuś w rękaw. Możemy także się wspólnie pośmiać czy zrobić dowcip koledze z pokoju. To wszystko sprawiało, że często traktowaliśmy pracę jak drugi dom. W pracy zdalnej nie mamy już okazji wypić z kolegą szybkiej kawki, wspomóc szybką radą czy przytulić koleżanki w potrzebie. W home office dużo łatwiej jest ukryć swoje złe samopoczucie. Trudniej nam jest “poczuć” drugą osobę. W biurze od razu widać kto jest zestresowany, zdenerwowany, a kto zmęczony. 

Zupełnie innym tematem są indywidualne problemy różnych osób związane z sytuacją izolacji. Osobom mającym rodziny doskwiera “brak przestrzeni życiowej” , homeschooling i łączenie wielu ról (matka, żona, pracownik, nauczyciel). Single natomiast zmagają się z jeszcze większą samotnością. Często wyjście do pracy było okazją do integracji i polepszenia życia społecznego, gdy taka możliwość została odcięta często pozostają tylko znajomości internetowe.

W pracy zdalnej i hybrydowej dominują następujące wyzwania

Kilka statystyk, które pomagają zrozumieć skalę problemu zdrowia psychicznego pracowników:

Co robią firmy w zakresie wsparcia zdrowia psychicznego pracowników

Niestety, ale pandemia w krytyczny sposób wpłynęła na zdrowie psychiczne. Zaobserwowaliśmy nasilenie skłonności depresyjnych, lęku czy bezsenności. Znaczące zatem okaże się inwestowanie w przeciwdziałanie skutkom tego trendu.

Jedno jest pewne – wszystkie firmy widzą konieczność wsparcia pracowników w obecnej sytuacji. Różnią się jednak tym jak podchodzą do tego zagadnienia.

Jedne firmy jako integrację traktują wspólne “przebranie” się w kolory firmowe i pokazanie firmowego kubka w czasie spotkania. Oczywiście nie ma w tym nic złego, jest to z pewnością rodzaj integracji , ale takie działania są zdecydowanie niewystarczające. 

Poszerzanie pakietów medycznych to kolejny dość popularny trend. Wielu pracownikom potrzebne jest aktualnie wsparcie psychologa, psychoterapeuty czy psychiatry. Firmy medyczne oferują szereg rozwiązań i narzędzi pozwalających na analizę, profilaktykę, jak i leczenie pracownika m.in. w zakresie depresji, stresu, wypalenia zawodowego.

Pracownicy widzą jednak podejście do ich dobrostanu nieco inaczej. Pracownicy korporacji podkreślają, że głównym problemem jest to, iż nie patrzy się w firmach na jednostkę, a zdrowie psychiczne i dobrostan pracownika najczęściej „załatwia” się wynajęciem osoby, która prowadzi poranną jogę czy rozszerzonym abonamentem medycznym. Na dzisiejsze warunki jest to zdecydowanie za mało. Często brakuje zwykłego zrozumienia, „ludzkiej” troski i wsparcia oraz potraktowanie sprawy dobrostanu kompleksowo i priorytetowo. W artykule na https://www-bankier-pl.cdn.ampproject.org/c/s/www.bankier.pl/amp/wiadomosc/Zamiast-jogi-chca-normalnosci-Depresja-wchodzi-do-firm-8061617 pt “Zamiast Jogi chcą normalności” jedna z anonimowych pracowniczek agencji reklamowej pisze

– Problem korporacji jest taki, że w ogóle nie patrzy się na jednostkę. Tak jak na moim przykładzie – miałam mieć zespół trzyosobowy, a pracowałam sama – najpewniej z powodu oszczędności. W środy mieliśmy darmową jogę, w biurze był pokój do medytacji, który można było wykorzystać jako dodatkową przestrzeń do telekonferencji albo żeby się tam wypłakać. Brakuje takiego ludzkiego czynnika. Chciałam spotkać się z moją przełożoną i porozmawiać, że nie na takie warunki zgadzałam się, podpisując umowę, że się nie wyrabiam. Szefowa nie miała dla mnie czasu przez dwa tygodnie. W czasie spotkania, po wysłuchaniu mnie, powiedziała: Słuchaj Monika, mam taki super pomysł, że zatrudnimy takiego behawiorystę, który będzie cię „shadowował w pracy” i po tygodniu usiądziemy do tego i on powie wtedy, gdzie widzi błędy w twojej pracy i jak poprawić twoje zarządzanie czasem. Ten świat korporacji jest tak bardzo odklejony od rzeczywistości – opowiada Monika, 34-letnia pracownica agencji reklamowej z Warszawy.

Dobrostan i digital wellbeing w nowej rzeczywistości

Jak więc pomóc pracownikom w tym trudnym czasie? Wiemy bowiem od dawna iż niepokój, stres i niepewność nie tylko nie sprzyja kreatywności, ale wysysa z nas energię życiową, obniża koncentrację, a także ma negatywny wpływ na produktywność. Nie mówiąc już o tym, iż może być przyczyną depresji, fobii oraz innych problemów emocjonalnych i fizycznych.

Co więc zatem zrobić w czasach, kiedy dawne działania wspierające mental health pracowników takie jak karnety na siłownię, atrakcyjne fun-roomy i chill-outroomy oraz imprezy integracyjne, chwilowo odeszły w niepamięć?

Praca zdalna i hybrydowa to wyzwanie, a nie problem. Nowa rzeczywistość niesie ze sobą potężne możliwości. Warto je dostrzec i wykorzystać. Funkcjonowanie w „New normal” wymaga jednak zarówno od menedżerów jak i pracowników nabycia zupełnie nowych umiejętności. Warto nauczyć się na nowo organizacji pracy, nowej komunikacji, integracji, motywacji i dbania o siebie w nowych warunkach.

Chcąc pomóc w zdobyciu nowych kompetencji stworzyłam 8-modułowy program „Digital Wellbeing„, który jest kompleksowym programem w zakresie „równowagi cyfrowej” i dobrostanu pracowników w „new normal”. Program ten jest oparty na moim autorskim modelu „Digital Wellbeing Model Canvas” uwzględniającym najlepsze praktyki z zakresu psychologii pozytywnej, ruchu, mindfulness oraz psychologii i filozofii szczęścia.

Model dobrostanu cyfrowego opiera się na 8 głównych elementach

1. Emocje i praca z emocjami

Głównym celem staje się zbudowanie kompetencji inteligencji emocjonalnej, aby umieć radzić sobie z własnymi emocjami oraz z emocjami innych. Nauczenie się świadomego rozpoznawania emocji, akceptacji emocji trudnych (lęk, strach, żal, smutek, rozgoryczenie, nienawiść, apatia) oraz wzmacniania i kultywowania poszerzających emocji pozytywnych takich jak radość, wdzięczność, entuzjazm, fascynacja, życzliwość, zaufanie, serdeczność czy ciekawość.

2. Relacje

Budowanie i kultywowanie relacji to jeden z ważniejszych elementów poczucia zadowolenia i satysfakcji z pracy. Jesteśmy istotami społecznymi i jedną z naszych naturalnych potrzeb jest bycie w relacji oraz utrzymywanie i wzmacnianie więzi. Potrzebujemy zarówno otrzymywać wsparcie jak i dawać wsparcie innym osobom. 

3. Ruch 

W pracy zdalnej zbyt wiele czasu spędzamy w formie siedzącej. Dobowy model życia 23 godziny statyczne i godzina aktywności nie niweluje siedzącego trybu życia. Musimy nauczyć się wplatać aktywność w codzienne obowiązki i podejmować je w formie „ruchowych przekąsek”. Mikroaktrywności powinniśmy serwować sobie regularnie  ciągu całego dnia. Warto skorzystać tutaj na przykład z metody 55/5, w której po 55 minutach pracy robimy krótką przerwę na rozciąganie, dotlenienie, odświeżenie i krótki odpoczynek fizyczny i psychiczny.

4. Work Life Balance

W pracy zdalnej duże trudniej jest nam zachować zdrową równowagę między życiem prywatnym a zawodowym. Brak wyraźnej cezury jak zamknięcie komputera, wyjście z pracy czy prosta zmiana miejsca sprawia, że dużo ciężej jest nam się oderwać od biurka. Zmienne godziny pracy, przerwy w ciągu dnia na zajęcia domowe czy homeschooling sprawiają, iż nadrabiamy potem pracę wieczorami, kiedy zazwyczaj jesteśmy najbardziej zmęczeni, a nasz organizm domaga się odpoczynku. 

Elastyczne godziny pracy, możliwość pracy wieczorami to nie tylko wolność, ale także odpowiedzialność dbania o własne zdrowie i dobre samopoczucie. To my teraz zarządzamy swoim czasem i warto to robić świadomie. Najprostszym modelem równowagi jest podział czasu i energii na 3 obszary:

🍀 Praca

🍀 Relacje / Dom / Rodzina / Partner / Przyjaciele

🍀 Ja

Nie chodzi tu o to, aby nasz czas podzielić po równo na te 3 części. Chodzi o to, aby każdym elementem się “zaopiekować” i przeznaczyć na niego tyle czasu, abyśmy się dobrze z tym czuli. Wiadomo, że praca zajmuje dla większości z nas sporą część dnia, ale nie zapominajmy, iż istnieją też inne sfery życia. Zadbajmy zarówno o relacje, jak i o siebie, swoje pasje, hobby i przyjemności.

5. Sens i wartości

Myśląc o sensie pracy zawsze przychodzi mi na myśl anegdota o wizycie Prezydenta Kennedy’ego w siedzibie NASA. Prezydent zauważył pracownika myjącego podłogę. Gdy spytał go jaka jest jego funkcja on z dumą odparł “Pomagam pierwszemu człowiekowi stanąć na księżycu”!

Pandemia pokazała nam co jest naprawdę ważne. Udowodniła, że w obliczu choroby i zjawisk takich jak epidemia wszyscy są równi, że życie jest kruche i ulotne, że pieniądze w obliczu choroby na którą nie ma leku nie mają żadnej wartości.  Wiele osób przewartościowało swoje życie. Jest to proces nieodwracalny.

Nastąpił powrót do szukania szczęścia wewnątrz, w obszarze duchowym, metafizycznym. Priorytetowe stały się wartości, sens i misja życiowa. Jedną z naszych najważniejszych potrzeb jest tworzenie czegoś co ma wyższy sens. Chcemy być częścią firmy, która działa dla dobra ludzkości. Kluczowe dla pracowników staje się autentyczne przekonanie o tym, iż praca ma sens, służy większemu dobru i niesie ze sobą pozytywne zmiany dla ludzi i świata.

Doskonałym przykładem autentycznej misji, z którą identyfikuje się wiele osób jest misja firmy Patagonia „Robimy interesy by ratować naszą planetę”.  Ryan Gellert, nowy szef Patagonii, tłumaczy, że firma nie chce już rosnąć, a chce się skoncentrować na zrównoważonym rozwoju zgodnym z wartościami w duchu dbania o planetę. 

6. Komunikacja

Zbudowanie nowych metod komunikacji oraz podwyższenie kompetencji w zakresie komunikacji staje się niezbędnym elementem efektywnie pracujących zespołów zdalnych. Przy nowych metodach komunikacji powinniśmy zadbać o to, aby wszyscy czuli się widzialni, usłyszani, zrozumiani i docenieni. Przy spotkaniach online bardzo łatwo można zgubić bowiem subtelne szczegóły dotyczące komunikacji. Jednym z największych problemów i wyzwań pracy zdalnej jest zjawisko nazwane Digital i Zoom Fatigue. Warto mu zapobiegać (umów się ze mną na spotkanie, a powiem Ci jak) oraz powrócić do pierwotnego modelu pracy i komunikacji, którego podstawą jest praca właściwa tzw. „deep work”, a nie spotkania i calle. Wypełniając bowiem swój czas spotkaniami nie pozostaje już wiele czasu na dogłębną, prawdziwą pracę.

Żródło: https://nozbe.com/blog/communication-pyramid/

l7. Zaangażowanie i osiągnięcia

Potrzeba docenienia, bycia widzianym i poczucie sprawczości stają się jeszcze ważniejsze w przypadku pracy na odległość ze względu na brak kontaktu face-to-face i poczucie bycia „niewidzialnym”. Niezwykle ważne dla osiągania ponadprzeciętnych wyników jest umiejętność pracy w stanie “flow”, a także poczucie bezpieczeństwa wyrażonego między innymi w kulcie akceptacji porażek i traktowanie ich jako lekcje i doświadczenia, a nie nieodwracalne błędy. Dowodem na to możemy być historia managera w Microsofcie. Poprzez błąd managera firma straciła kilka milionów dolarów. Załamany pracownik zaczął pakować swoje rzeczy, gdyż był pewien zwolnienia. Tymczasem CEO przyszedł do niego mówiąc:

– Co robisz?

-Pakuję swoje rzeczy. Nie sądzę, aby w tej firmie było jeszcze dla mnie miejsce.

– Na to CEO odparł:

“Zainwestowałem w twoją naukę grube miliony dolarów. Chyba nie sądzisz, że Cię teraz zwolnię?

8. Dobrostan

Wypoczęci dajemy z siebie więcej. Troska o ciało i dbanie o swój dobrostan przekłada się bezpośrednio na zwiększone zdolności umysłowe.

Wykonując pracę umysłową musimy w pierwszej kolejności zadbać o ciało. Dlaczego? Bo gdy mamy problem z ciałem, nasze ciało boli lub choruje to po prostu nie jesteśmy w stanie dobrze pracować.

Ważne jest uświadomienie sobie tego faktu zawczasu, gdyż najczęściej zaczynamy dbać o siebie wtedy kiedy mamy już problem. Tymczasem dużo skuteczniejsza jest profilaktyka. Ciało nie jest tylko transportem dla głowy. Nasze ciało ma swoje potrzeby. Doznania płynące z ciałą są pierwszym sygnałem, że z naszym organizmem coś nie jest w porządku. Spięcie, bóle, sztywność – to wszystko są symptomy niepokojące. Dlatego warto na bieżąco rozluźniać ciało, dawać mu wytchnienie i odpoczynek. Bo odrzucone ciało z czasem zacznie chorować – jak odrzucone dziecko. W rozluźnieniu ciała pomagą: pogłębione oddychanie, trening autogenny Schultza, trening Jacobsona, joga śmiechu, a także taniec czy masaż.

Podsumowanie

Jednym z głównych doświadczeń podczas pandemii był wgląd w życie osobiste pracowników. Pokazanie swojego życia prywatnego. Już dłużej nie zaprzeczamy, ani nie ukrywmy swojego życia domowego i rodzinnego. Widzimy dzieci wchodzące do pokoju podczas spotkania, widzimy psa czy kota, widzimy książki jakie czytamy i obrazy albo zdjęcia, jakie mamy na ścianach. Przybliżamy się tym i odkrywamy kawałek swojego normalnego, codziennego życia. Tym samym stajemy się sobie bliźsi, a sfery zarezerwowane kiedyś tylko dla najbliższych przestają być sferami tabu. Warto wykorzystać to zjawisko do zbudowania prawdziwych relacji pracodawca-pracownik opartych na trosce, szacunku i współodpowiedzialności.